Respectarea termenelor legale de păstrare a documentelor este o obligație esențială pentru orice companie, indiferent de dimensiune sau domeniu de activitate. În 2026, accentul pus pe conformitate, digitalizare și protecția datelor este mai mare ca niciodată. O arhivare corectă nu înseamnă doar ordine administrativă, ci și protecție în fața controalelor fiscale, litigiilor sau auditului intern.
Organizarea eficientă a documentelor începe cu infrastructura potrivită – dosare, bibliorafturi, cutii de arhivare, etichete și sisteme de clasificare. Furnizori specializați precum papetarie.ro oferă soluții practice pentru gestionarea fizică a arhivei, un aspect esențial mai ales pentru firmele care păstrează volume mari de documente în format tipărit. Însă, dincolo de organizare, cheia este cunoașterea exactă a termenelor legale de păstrare.
Cadrul legal general
Termenele de arhivare sunt reglementate în principal de:
- Legea Arhivelor Naționale
- Codul Fiscal
- Legea contabilității
- Codul Muncii
- Reglementări privind protecția datelor (GDPR)
În 2026, digitalizarea proceselor nu a eliminat obligația de păstrare a documentelor, ci a diversificat formele în care acestea pot fi stocate (fizic sau electronic, cu respectarea condițiilor legale).
1. Documente contabile și fiscale
Registre și documente contabile
Conform legislației contabile în vigoare, registrele de contabilitate (Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare) și documentele justificative trebuie păstrate timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Facturi și documente fiscale
Facturile emise și primite, chitanțele, avizele de însoțire a mărfii și alte documente justificative se păstrează, în general, 10 ani. Această perioadă este esențială în cazul controalelor fiscale sau al inspecțiilor ANAF.
Declarații fiscale
Declarațiile depuse la autoritățile fiscale trebuie păstrate minimum 10 ani, în concordanță cu termenul general de prescripție fiscală.
2. Documente de resurse umane (HR)
Arhivarea documentelor de personal este una dintre cele mai sensibile zone, deoarece implică date cu caracter personal și informații privind drepturile angajaților.
Contracte individuale de muncă
Contractele de muncă și actele adiționale trebuie păstrate 75 de ani, conform reglementărilor privind documentele de evidență a muncii. Aceeași regulă se aplică statelor de plată.
Dosarele de personal
Documentele din dosarul angajatului (copii acte identitate, diplome, fișe de aptitudine, evaluări etc.) se păstrează pe durata raportului de muncă și ulterior conform termenelor legale aplicabile fiecărui tip de document.
State de plată
Statele de salarii trebuie păstrate 75 de ani, deoarece constituie documente justificative pentru stabilirea drepturilor de pensie.
3. Documente juridice și contractuale
Contracte comerciale
Contractele cu furnizorii și clienții se păstrează, de regulă, 10 ani, însă este recomandat să fie arhivate cel puțin pe durata termenului general de prescripție (3–10 ani, în funcție de tipul obligației).
Documente privind litigii
Dacă un document este implicat într-un litigiu, acesta trebuie păstrat până la soluționarea definitivă a cauzei și expirarea termenelor de contestare.
4. Documente administrative
Procesele-verbale ale adunărilor generale, hotărârile asociaților sau administratorilor și alte documente societare trebuie păstrate pe termen lung, de regulă pe întreaga durată de existență a societății.
În cazul dizolvării firmei, documentele trebuie predate spre arhivare către entități autorizate sau către Arhivele Naționale, conform procedurilor legale.
5. Documente în format electronic
În 2026, tot mai multe documente sunt emise și stocate digital. Legea permite arhivarea electronică, cu condiția respectării unor cerințe clare:
- Asigurarea integrității documentului
- Protecție împotriva modificării
- Acces controlat
- Posibilitatea de redare la cerere
Termenele de păstrare rămân aceleași ca în cazul documentelor fizice.
Ce documente NU trebuie distruse prematur?
Distrugerea documentelor înainte de expirarea termenului legal poate atrage amenzi și sancțiuni. Printre cele mai sensibile categorii se numără:
- Statele de salarii
- Documentele contabile
- Contractele de muncă
- Documentele implicate în controale sau litigii
Înainte de eliminarea documentelor expirate, este recomandată întocmirea unui proces-verbal de selecționare și respectarea procedurii prevăzute de nomenclatorul arhivistic al firmei.
Actualizări și tendințe în 2026
În 2026, domeniul arhivării documentelor este marcat de o accelerare puternică a digitalizării și de o atenție sporită acordată securității datelor. Tot mai multe companii aleg soluții de arhivare electronică, fie prin platforme dedicate, fie prin sisteme integrate cu programele de contabilitate și HR, pentru a facilita accesul rapid la informații și pentru a reduce costurile logistice asociate depozitării fizice. În același timp, autoritățile intensifică verificările privind protecția datelor cu caracter personal, ceea ce înseamnă că firmele trebuie să demonstreze nu doar că păstrează documentele pe durata legală, ci și că le protejează adecvat împotriva accesului neautorizat sau a pierderii.
O altă tendință importantă este interconectarea sistemelor informatice cu instituțiile fiscale, ceea ce crește nivelul de transparență și impune o organizare mai riguroasă a arhivei digitale. Trasabilitatea documentelor devine esențială: companiile trebuie să poată identifica rapid unde este stocat un document, cine a avut acces la el și dacă a fost modificat. În acest context, actualizarea periodică a nomenclatorului arhivistic și a procedurilor interne nu mai este doar o formalitate, ci o necesitate strategică pentru menținerea conformității și reducerea riscurilor juridice.
Riscurile nerespectării termenelor
Nerespectarea termenelor legale de păstrare a documentelor poate avea consecințe serioase pentru orice organizație, indiferent de dimensiune. În primul rând, distrugerea prematură a documentelor contabile sau fiscale poate atrage amenzi și sancțiuni în cazul unui control din partea autorităților, deoarece firma nu mai poate justifica anumite operațiuni financiare. În lipsa documentelor justificative, cheltuielile pot fi considerate nedeductibile, iar obligațiile fiscale pot fi recalculate în defavoarea contribuabilului.
De asemenea, în situații de litigiu comercial sau de muncă, absența documentelor necesare poate slăbi considerabil poziția companiei în instanță. De exemplu, lipsa unui contract, a unui act adițional sau a unui stat de plată poate face imposibilă dovedirea unor drepturi sau obligații. Pe de altă parte, păstrarea documentelor peste termenul legal, fără un temei clar, poate genera riscuri legate de protecția datelor cu caracter personal și poate încărca inutil arhiva, crescând costurile de administrare. Prin urmare, respectarea termenelor nu este doar o obligație formală, ci o măsură esențială de protecție juridică și financiară.
Termenele legale de păstrare a documentelor în 2026 rămân un pilon esențial al bunei funcționări a oricărei companii. De la documentele contabile păstrate 10 ani până la statele de plată arhivate 75 de ani, fiecare categorie are reguli clare ce trebuie respectate.
O arhivare eficientă presupune nu doar spațiu și organizare, ci și cunoașterea exactă a obligațiilor legale. Actualizarea procedurilor interne, digitalizarea controlată și consultarea periodică a legislației sunt pași necesari pentru a evita riscurile și a menține compania în deplină conformitate.
Sursa foto: freepik
